I actively practice is “BLAT — Bottom Line At Top.” When engaging with peers over email ensure that you’re saving time for all stakeholders by providing information that moves the needle right at the very beginning. Not only it facilitates clarity (as most people on remember the crux of the content) but also expedites decision making. If the situation is not complex, save context for meetings/group calls. Either way amongst decision makers context is often known. In a few attempts you’ll notice the quality of your emails go up and the word count drop significantly.

Il est important de faire un résumé des échanges de mail en mettant en avant les différents points de manière précise et concise pour éviter toute ambiguïté. Cela permettra aux parties prenantes d’être au même niveau d’informations. Il est également important de rappeler des informations antérieures utiles dans le cadre d’apporter des réponses claires. Pour bien gérer cette situation et ne pas créer des frustrations de part et d’autre, il est essentiel d’être très élégant dans le choix de ses mots et de se mettre à la place de la personne qui reçoit le message pour éviter qu’elle fasse une mauvaise interprétation du ton utilisé dans l’écrit. Un bon résumé des échanges de mail contenant des détails clés peut éviter d’éventuelles tensions.

When summarizing a complicated email thread, approach it like you are tasked with telling a good story. Like a reporter would in a newspaper article, begin with the most important and relevant information in the beginning, and then gradually lay out the information that supports your main points. With the incredible amount of information coming our way each and every day, people have shorter attention spans. Take the most advantage of their focus while you have it.

I follow the three-email rule. After the third email on the same topic, I pick up the phone to have a discussion. I find it's the most effective way to gain alignment quickly and get answers to any outstanding questions.

Une réunion de suivi est un moyen efficace pour assurer une nette compréhension des échanges. Dans les mails, chacun lit en fonction de sa position ce qui amène très souvent à des incompréhensions jouant ainsi sur l’efficacité dans le travail et dans les relations humaines. Une réunion de suivi facilitera à s’assurer que vous parlez tous la même langue. L’interaction physique et la chaleur humaine dissiperont toute mauvaise interprétation. Amenez les parties prenantes à vous suivre et restez sur du factuel. Dans cette phase, vous devez être en mesure d’écouter, de comprendre et d’apporter des réponses ou informations claires. Cette approche vous permettra de clarifier les détails clés dans le respect et de dégager les prochaines étapes.

If key details are getting lost in long email chains, then email is not the best communication tool! Nowadays, there are many more effective alternatives for conveying important information. Internal communication cannot be truly efficient if it relies solely on emails. It's essential to equip your organization with a solution that enables audience targeting, media-driven repositories, must-watch and must-read content, and both downward and upward communication channels. Sociabble is one such solution.