● Identifique o propósito da documentação: Antes de começar a definir os requisitos, é importante compreender qual é o objetivo da documentação. ● Liste os tipos de documentos necessários: Identifique os diferentes tipos de documentos que serão necessários para o projeto. ● Defina o conteúdo de cada documento: Para cada tipo de documento listado, defina detalhadamente o conteúdo que deve ser incluído. ● Estabeleça a formatação e padrões: Defina a formatação padrão que deve ser seguida para todos os documentos. ● Estabeleça um sistema de controle de versões: Implemente um sistema de controle de versões para garantir que os documentos estejam sempre atualizados.

Since the begining of the project desing and structure an EDMS backed up by a Project Document Control Management Procedure!!!

● Escolha um formato de documento: Antes de começar a criar um documento, defina o formato que será usado. ● Crie um modelo personalizado: Desenvolva um modelo personalizado que contenha elementos-chave comuns a todos os documentos que você produz. ● Utilize estilos de formatação: Ao criar o conteúdo do documento, utilize estilos de formatação para manter a consistência visual e facilitar a leitura. ● Padronize a estrutura do documento: Estabeleça uma estrutura padrão para todos os documentos que você produzir. ● Utilize cores e fontes de forma consistente: Se você optar por usar cores ou fontes especiais no seu documento, certifique-se de fazê-lo de forma consistente.

● Avalie suas necessidades e objetivos: Antes de começar a implementar um sistema de gestão de documentos, avalie suas necessidades e objetivos. ● Defina um plano de organização de documentos: Estabeleça um plano de organização dos documentos que será utilizado no sistema. ● Padronize os processos de criação e armazenamento de documentos: Implemente processos padronizados para a criação, armazenamento, revisão, aprovação e arquivamento de documentos. ● Faça treinamento e capacitação dos usuários: Realize treinamentos e capacitações para os usuários do sistema de gestão de documentos. ● Estabeleça medidas de segurança e controle de acesso: Para garantir a segurança e a confidencialidade dos documentos, estabeleça medidas de segurança.

● Estabeleça um cronograma de revisão: Determine com que frequência os documentos precisam ser revisados e atualizados. ● Nomeie responsáveis pela revisão: Designe pessoas ou equipes responsáveis pela revisão e atualização dos documentos. ● Utilize revisores externos: Em alguns casos, pode ser útil contar com revisores externos, como auditores ou consultores especializados, para garantir uma revisão imparcial e de alta qualidade. ● Mantenha registros de revisões: Mantenha registros detalhados de todas as revisões feitas nos documentos. ● Utilize ferramentas de colaboração e controle de versão: Utilize ferramentas de colaboração online e sistemas de controle de versão para facilitar a revisão e atualização de documentos.

● Realize treinamentos formais: Organize sessões de treinamento formais para apresentar aos colaboradores a importância da documentação e os procedimentos estabelecidos para trabalhar com ela. ● Forneça recursos de treinamento: Disponibilize materiais de treinamento, como manuais, guias e tutoriais, para ajudar os membros da equipe a entender os processos de documentação e suas responsabilidades nesse sentido. ● Promova a colaboração e o trabalho em equipe: Incentive a colaboração entre os membros da equipe na gestão de documentos, estabelecendo processos claros de revisão e aprovação. ● Realize avaliações de desempenho: Inclua a gestão de documentos como parte das avaliações de desempenho dos colaboradores.